1. Topologia systemów informatycznych.
Systemy te dzielimy:
a/ ze względu na generację systemu, (czyli sposób wspomagania zarządzania):
– transakcyjne
– informacyjno – decyzyjne
– systemy wspomagania decyzyjnego
b/ ze względu na kompleksowość:
– proste
– wielodziedzinowe
– kompleksowe
c/ ze względu na stopień integracji:
– łańcuchy logistyczne
– systemy międzyobiektowe
– totalne
d/ ze względu na uniwersalność rozwiązań:
– indywidualne
– powielarne
– typowe i standardowe
2. Charakterystyka systemów transakcyjnych.
Systemy transakcyjne to systemy ewidencyjno – sprawozdawcze, gromadzące informacje o firmie, operacjach, historii, itp. Skierowane są do wszystkich użytkowników. Podstawowe własności:
– ukierunkowane na przetwarzanie transakcji (rejestrowanie zdarzeń gospodarczych)
– proste, zorientowane na sprawozdawczość, procedury, kwalifikację, selekcję i agregację danych
– mają agendowy (dziedzinowy) podział systemu
– technologie dominujące to bazy danych i przetwarzanie rozproszone
3. Charakterystyka systemów informacyjno – decyzyjnych
Wyodrębniony czasowo i przestrzennie układ powiązanych ze sobą elementów, którymi są:
– problemy decyzyjne
– procesy informacyjno – decyzyjne
– strumienie informacji i strumienie decyzyjne
– techniczne środki magazynowania, przetwarzania i przekazywania informacji
– podmioty zarządzania tj. nadawcy i odbiorcy informacji i decyzji.
Systemy te rozwijają wspomaganie, dają informacje prognostyczne i adresowane są do decydenta. Podstawowe własności:
– ukierunkowanie na uzyskanie informacji przez adresata
– złożone procedury kwalifikacji, selekcji i agregacji danych
– posiadają funkcjonalny SIK (system informowania kierownictwa) i agendowy podział systemu
– posiadają technologie wspomagające – generatory zapytań i raportów (użytkownik staje się przedmiotem systemu, a nie jego podmiotem i jest aktywny, decyduje jakie informacje chce uzyskać)
4. Struktura typowego wielodziedzinowego systemu dla małej lub średniej firmy.
Systemy dla średnich i małych firm zazwyczaj dotyczą najpierw tylko sprzedaży, zakupów i finansów. Później dodatkowo kadr, płac, inwestycji, produkcji pomocniczej, transportu, środków trwałych i gospodarki materiałowej.
5. Scharakteryzuj wybrany system dziedzinowy.
Np. system dziedzinowy – Środki Trwałe
1. Opis ogólny:
– ewidencja stanów i obrotów
– ewidencja umorzeń i amortyzacji
– rozliczanie inwentaryzacji
– punkty odniesienia – miejsca użytkowania, numery inwentarzowe
– zasady wyceny (przeszacowania środków trwałych)
2. Funkcje:
– instalacja
– rejestracja
– bilans otwarcia
– rejestracja obrotów
– naliczanie amortyzacji i umorzeń
– analiza stanów
– analiza obrotów
– raporty stanów i obrotów
– inwentaryzacja
– zakończenie okresu obrachunkowego
– obsługa kartotek systemowych
Podstawowe zadania:
1. Rejestracja obrotów:
– wprowadzanie dokumentów obrotowych
– korekta
– storno
– wykaz tych dokumentów
2. Analiza stanów i obrotów:
– stany zbiorcze wg użytkowników
– kartoteka analityczna
– analiza podzbiorów dokumentów
3. Raporty stanów i obrotów
– zmiany w stanie
– rozdzielnik umorzenia
– rozdzielnik amortyzacji
– zestawienie dokumentów zakupu i sprzedaży
– sprawozdanie ze stanu i ruchu
– księga inwentarzowa
– polecenie księgowania
4. Inwentaryzacja
– wydruk arkuszy spisowych
– wczytywanie danych spisowych
– korekta danych
– wydruk kontrolny do spisu
– raport porównania danych spisowych i ewidencyjnych
– rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych
6. Formuła działania systemu MRP II / ERP. Rysunek i interpretacja.
System MRP II stara się odpowiedzieć na pytania: co produkować i jak, co posiadamy, a czego potrzebujemy?
Rysunek to str. 183
MRP II to kompleksowe, wielopoziomowe planowanie wszystkich zasobów przedsiębiorstwa. Moduły standardowego MRP II:
– Przetwarzanie zamówień klienta
– Fakturowanie i analiza sprzedaży
– Planowanie produkcji podstawowej
– Planowanie potrzeb materiałowych
– Struktura produktów
– Sterowanie zasobami
– Planowanie zdolności produkcyjnej
– Zakupy materiału i kooperacja
– Planowanie sprzedaży i dystrybucji
– Księgowość główna
– Księga kosztów
– Zobowiązania i należności
– Asystent finansowy
– Środki trwałe
7. Dodatkowe możliwości funkcjonalne i użytkowe Systemów MRP II
– zarządzanie środowiskiem roboczym
– planowanie dystrybucji
– obsługa pomocy warsztatowych
– symulacja
– interfejs do planowania strategicznego
8. Korzyści ze stosowania systemów MRP II
– Optymalizacja kosztów
– Zwiększenie sprzedaży
– Poprawa płynności finansowej
– Poprawa współczynnika rotacji zapasów i materiałów w magazynach
– Zwiększenie wydajności
– Zmniejszenie kosztów zakupu
– Ułatwienia w sterowaniu i śledzeniu produkcji
– Krótko i długoterminowe planowanie
– Integracja informacji zarządczej
– Usprawnienie kontroli jakości
– Skrócenie czasu produkcji
9. Cele i warunki stosowania systemów CRM
Systemy CRM to zarządzanie kontaktami z klientami. Cele stosowania to:
– wspomaganie działalności marketingowej, handlowej i usługowej
– tworzenie profili klientów i historii kontaktów z nimi
– zarządzanie kontem klienta
– monitorowanie statusu klienta i możliwości sprzedaży
– zarządzanie czasem i terytorium
– korespondencja
– obsługa zgłoszeń handlowych
– telemarketing
– serwis i wsparcie klienta po sprzedaży
– synchronizacja danych
– e-commerce
– call center
Warunki stosowania:(?)
– Istotą sprawnego działania CRM-u jest gromadzenie i analizowanie informacji o klientach.
– Musi istnieć dla całej firmy jedna baza danych, przechowująca te informacje.
– Z punktu widzenia informatycznego może to być kilka rozproszonych baz, obsługujących różne systemy
– Użytkownik musi widzieć jedną, spójną historię klienta, produktu, usługi, niezależnie od tego czy te informacje pochodzą od przedstawiciela handlowego, czy klient zadzwonił do call center, czy wysłano do niego mailing, życzenia świąteczne itp.
– Naturalnym uzupełnieniem centralnej bazy jest hurtownia danych, która pozwala na dokonywanie potrzebnych analiz, raportów. Na ich podstawie mogą być podejmowane właściwe decyzje dotyczące sprzedaży i działań marketingowych.
10. Cykl życia systemu informatycznego.
A/ pozyskiwanie systemu
B/ wdrażanie systemu
C/ eksploatacja
D/ doskonalenie systemu
E/ dalsza eksploatacja
F/ likwidacja systemu
11. Planowanie informatyzacji firmy.
Planowanie to polega na określeniu celów i planów gospodarczych firmy, możliwości technologii informatycznej i badaniu użytkowym systemów. W ten sposób powstaje INFOPLAN. Obejmuje on:
– Cele informatyzacji, kryteria jakości, przyszłe systemy
– Strukturę organizacyjną
– Ocenę bieżącego systemu i architekturę projektowanego systemu
– Sprzęt i oprogramowanie
– Sieć komunikacyjną.
12. Model rozwoju informatyki w firmie
– inicjacja: pojedyncze zastosowanie przez twórców systemu bez udziału użytkowników
– popularyzacja: większa liczba zastosowań, częściowy udział użytkowników, ale brak planowania informatyzacji
– sterowanie: planowanie informatyzacji, wprowadzenie metod planowania i kontroli, standaryzacja technologii
– integracja: tworzenie systemów i baz danych oraz zastosowanie ich
– ukierunkowanie: organizacyjna integracja przez informatykę, kontrola użytkownika nad zasobami, wprowadzanie systemów informowania kierownictwa
– nasycenie: system informatyczny jest odzwierciedleniem organizacji, zastosowane są systemy wspomagania strategicznego zarządzania
13. Procedura pozyskania systemu dla firmy
Etapy procedury pozyskiwania systemu powielarnego metodą zakupu:
1. Działania w środowisku oferenta:
– zapytania ofertowe
– ocena produktów
– prezentacja produktów
– wizyty referencyjne
2. Działania w środowisku użytkownika:
– ustalenie decyzyjne
– identyfikacja potrzeb
– ocena informacyjna
– założenia informatyzacji
3. Wybór produktu
14. Kryteria oceny systemów informatycznych, wspomagających zarządzanie
– funkcjonalność
– obsługa posprzedażna
– niezawodność
– łatwość użytkowania
– elastyczność
– dokumentacja
– przenośność
– rozszerzalność
– łatwość instalacji
– procedury kontroli i zabezpieczenia danych
Wymagania stawiane systemom:
– Dostępność, aktualność i rzetelność
– Kompletność, porównywalność i niezawodność
– Przetwarzalność, elastyczność i wydajność
– Ekonomiczność
– Czas reakcji i szczegółowość
– Stabilność, priorytetowość i poufność
– Bezpieczeństwo i łatwość użytkowania.
15. Zakres prac wdrożeniowych
PRACE PRZYGOTOWAWCZE W OBIEKCIE
1. Przygotowanie organizacyjne obiektu (przygotowanie użytkowników, systemu kodów, bazy normatywnej, wzorów dokumentów, analiza procesów)
2. Przygotowanie personelu eksploatacyjnego (pozyskanie kadry informatycznej, szkolenie jej i użytkowników)
3. Przygotowanie bazy technicznej systemu (prace projektowe, realizacja, rozruch)
PRACE PRZYGOTOWAWCZE W ŚRODOWISKU SYSTEMU
1. Instalacja i parametryzacja
2. Eksploatacja próbna
3. Modyfikacje
4. Bieżąca eksploatacja
16. Bariery wdrożeniowe
1. Organizacyjna (zmniejszenie sprawności firmy na skutek zbyt wielu zmian w krótkim czasie)
2. Humanistyczna:
a. Społeczna (poczucie zagrożenia utratą pracy, niechęć do systemu, sprzeciw wobec nie aprobowanych zmian)
b. Motywacyjna (brak motywacji: dodatkowe obowiązki- nauka obsługi systemu, ograniczenie możliwości ”nieformalnych manewrów”)
c. Kwalifikacyjna (trudności w pozyskiwaniu wykwalifikowanych kadr, niski poziom kwalifikacji pracowników, niechęć i trudności w nauce)
3. Techniczna (trudności w pozyskiwaniu sprzętu)
4. Finansowa (brak środków finansowych, nieprecyzyjne negocjacje i umowy kupna systemu)
17. Metody przechodzenia do eksploatacji użytkowej systemu
1. Metoda bezpośrednia: stary system zamieniamy na nowy system
2. Metoda równoległa: równocześnie funkcjonują oba systemy
3. Metoda próbna: stary system przechodzi stopniowo w nowy system
4. Metoda pilotowa: najpierw funkcjonują oba systemy równolegle, potem stary zostaje wycofany
18. Dopasowywanie systemu do firmy
1. Dopasowanie do konfiguracji sprzętowo – programowej:
a. Typ instalacji
b. Ograniczenie liczby stanowisk
c. System operacyjny
d. Standard drukarki
e. Parametry druku
f. Standard polskich liter
g. Parametry graficzne
h. Rozmieszczenie kartotek (ograniczenia dostępu)
i. Oprogramowanie standardowe szczególnie do celów systemowych
j. Opracowanie procedury stanu systemu (konfiguracja plików systemowych)
2. Dopasowanie do specyficznych potrzeb użytkowników:
a. Formaty ekranów
b. Formaty wybranych danych
c. Kryteria integralności
d. Parametry różnicowania algorytmów obliczeniowych
e. Indywidualne algorytmy użytkowników
f. Generowanie raportów dla wymagań użytkownika
g. Selekcja danych do potrzeb agregacji i parametry agregacji
3. Dopasowanie systemu:
a. Ustawianie wartości domyślnych
b. Zmienna kolejność wprowadzania danych
c. Zliczanie elementów kartotek
d. Sumy kontrolne wg różnych kryteriów
e. Wydruki kontrolne wg różnych kryteriów
f. Integracja danych z części odrębnie wprowadzanych
4. Dopasowanie do działań użytkowników:
a. Ustawianie wartości domyślnych
b. Definiowanie środowiska pracy (kolory, podpowiedzi, dźwięki)
c. Konwersja kodów
d. Globalna aktualizacja kartotek
e. „drukowanie do zbioru”
5. Dopasowanie do procesów instalacyjnych i parametryzacyjnych:
a. Wbudowanie modułów:
– Instalacyjnych
– Wdrożeniowych
– Administracyjnych
– Organizacyjnych
